Gestión de hoteles: claves para organizar tus reuniones

gestión hoteles reunionesEn la gestión de hoteles muchas veces caemos en el error de hacer muchas reuniones: el briefing de por las mañanas, reuniones departamentales, reuniones interdepartamentales, con proveedores, con clientes, con empleados de manera individual, con los directivos de central, etc. Cada una de ellas es necesaria pero… ¿sabemos cómo hacerlas realmente productivas?

Seguro que habrás escuchado a directivos de tu hotel decir “no quiero ninguna reunión más” o incluso tú mismo lo has dicho. También hay personas que piensan que sin las reuniones les gustaría más su trabajo, sería más productivo, etc. Tenemos claro que en toda organización las reuniones son necesarias, pero… ¿cuántas reuniones?, ¿de cuánta duración?

Por lo tanto, a la hora gestionar tu hotel, más que tratar de eliminarlas, lo que tenemos que hacer es perfeccionarlas y transformarlas en algo productivo, atractivo e incluso convertirlas en una ventaja competitiva.

En GAT hemos identificado ocho claves para hacer más eficientes tus reuniones a la hora de gestionar tu hotel. Ahí van nuestras recomendaciones:

¿Cómo hacer reuniones efectivas?

  1. Que no dure más de una hora. Es posible aunque muchas veces consideremos que tenemos tanto de lo que hablar que en una hora no podremos hacerlo. La clave está en saberlo gestionar y para eso hay que ser muy selectivo, tratar los puntos necesarios que afecten a todas las personas involucradas en la reunión y la otra es preparar antes la reunión. Si todo el mundo llega con un orden del día claro, con los puntos estudiados y preparados la reunión, se puede centrar en la discusión y toma de decisiones más que en presentaciones eternas.
  2. Debe tener una agenda u orden del día. No es suficiente con enviar un mail convocando a los participantes. Hay que especificar en este mail de qué se trata, cuál es el objetivo, qué se pretende, los puntos a tratar, la hora de inicio y término, quiénes participan y quién lidera.
  3. Debe iniciarse y terminarse a tiempo. La puntualidad debe ser una característica de estas reuniones y de la productividad y disciplina que queremos instaurar. Hay que terminar en hora y si nos quedamos estancados en un punto es preferible fijar otra reunión específica para otro momento.
  4. Quién lidere la reunión debe mantener el ritmo, no sólo para darle agilidad sino también para terminar en una hora. Lo importante es ir pasando de un tema a otro de la agenda, con determinación, asegurándose de que realmente se tomen decisiones y se agregue valor.
  5. No mezclar temas operativos con temas estratégicos. Habría que dividir la reunión en dos bloques para que ambos temas no se vean contaminados.
  6. Fijar responsabilidades y compromisos explícitos. No queremos que en la reunión queden cosas en el aire. Por lo tanto, determinar quién queda con la responsabilidad de hacer qué y para cuándo es fundamental.
  7. Escribir una minuta con las conclusiones. La clave de estas reuniones es asegurarse de que queden debidamente documentadas las decisiones que se tomen, las acciones correctivas que se determinen y los compromisos asumidos y por quiénes. El líder de la reunión debe resumirla al final de modo de asegurarse de que quede claro qué fue lo que se decidió y qué se espera que se haga.

Para finalizar, un acta de la reunión debe formalizar los acuerdos y ser repartida a todos los asistentes. Es importante tener claro la frecuencia, involucrados, información requerida, enfoque y propósito, siguiendo estos puntos conseguiremos que las reuniones no se hagan eternas y sean lo más productivas posibles.

Alejandra González
Adjunta a la Dirección General y Operaciones

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